Una delle parti fondamentali di un buon metodo di lavoro da casa è quello di utilizzare i mezzi giusti per comunicare.

Come in ufficio così a casa, nel lavoro (tranne in rari casi) il metodo più usato è quello delle mail.

Quando si lavora da casa, è davvero consigliato, non utilizzare mai il proprio indirizzo email personale.

Ci sono molti e importanti motivi che ti dovrebbero spingere a non utilizzarlo, se non in casi veramente disperati.

Il primo è perché andremmo a confondere le proprie mail con quelle di lavoro, e inoltre i nostri account personali sono intasati spesso da spam che possono rendere difficile trovare quello che cerchiamo, poi lo spam potrebbe portare contenuto malevolo sui propri computer.
Il fattore distrazione, non è da sottovalutare, magari riceviamo una mail personale che ci distrae per interi minuti (oppure ore) dal lavoro. Se proprio non possiamo fare a meno di voler consultare la propria corrispondenza personale anche quando si lavora, il consiglio è di leggerla tramite smartphone, come si farebbe stando in ufficio.

Valuta attentamente anche un altro aspetto, prima di usare la tua email personale, molti fornitori di mail gratuite e personali, analizzano i contenuti delle mail per loro indagini statistiche e di targettizzazione (consulta i loro contratti di fornitura). Questo tipo di intromissione può essere un grave problema di privacy per i dati che si gestiscono al lavoro.

Negli anni, molti fornitori hanno subito attacchi informatici da parte di hacker, che hanno rubato password e dati personali.
Questo può significare che i contenuti memorizzati nelle tue caselle email potrebbero venir intercettati da persone non autorizzate, e questo è davvero un grosso problema quando i dati riguardano il proprio lavoro.
Esiste un sito che permette di verificare se il tuo indirizzo email è stato oggetto di un attacco informatico negli anni, non può darti la sicurezza al 100% che il tuo account sia sicuro, ma è un buon metodo per capire se i tuo dati sono stati oggetto di un furto informatico:
https://haveibeenpwned.com/

Non dimenticare che parliamo di un servizio gratuito, e in molti casi non ci sono garanzie di servizio, unilateralmente i fornitori posso modificare la modalità di erogazione del servizio stesso, aumentare i limiti di utilizzo e addirittura chiudere il servizio.
Le mail gratuite possono avere dei limiti di utilizzo, differenti da fornitore a fornitore, per esempio sul numero di mittenti che è possibile aggiungere in un unico invio, e sul numero di invii al giorno oppure all’ora.
Il servizio di Google non permette l’invio a più di 500 indirizzi oppure 500 mail al giorno (pagina dei limiti).

Un ultimo aspetto negativo, è il controllo antispam automatico dei server SMTP che ricevono le mail, gli indirizzi gratuiti/personali vengono guardati con sospetto, e può capitare che le proprie mail finiscano in spam oppure che la ricezione risulti bloccata. Come già succede ogni tanto con le mail dell’ufficio.

Se non hai alcun modo per usare la tua email del lavoro da casa, un consiglio è quella di crearti un nuovo indirizzo email da dedicare solo al lavoro remoto.

In questo modo avrai una casella di posta pulita, che nessuno spammer ancora conosce, e ti potrà essere utile per attivare altri servizi online per il lavoro. (che vedremo nei prossimi post)

Nella scelta del fornitore di posta migliore, devi considerare la sicurezza, i servizi che offre, le modalità di accesso (web, imap) e i device di accesso (pc, smartphone, ecc…)

Tra i servizi che forniscono un livello di garanzia adeguato ti consiglio di valutare ProtonMail
Fornisce sia una servizio a pagamento che uno gratuito (con alcuni limiti).
Prima di aderire leggi bene i loro documenti di fornitura, si tratta di un servizio svizzero, verifica prima che non ci sia qualche tipo di preclusione da parte delle politiche della tua azienda.

Un’altra buona alternativa è quella di aprire un account Microsoft su live.com, perché così avrai a disposizione tutta una serie di strumenti molti utili web, tra cui outlook, la suite office, il cloud di onedrive, teams per il lavoro di gruppo.

Se hai acquistato office365 hai già il tuo account, ma anche senza puoi registrati e avere tanti servizi gratuiti, oppure pagando un abbonamento avere meno limiti nel servizio e avere più strumenti.
Questa è l’offerta Home, che ha un prezzo molto interessante, ecco il link per i dettagli.

Ora che abbiamo visto assieme quale possano essere i problemi nell’usare un indirizzo email personale, passiamo a come consultare la posta del lavoro.

Sicuramente la maggior parte di noi vorrebbe poter consultare la propria posta di lavoro anche in smart working. La soluzione, in molti casi è semplice, perché i fornitori di posta permettono anche un accesso tramite webmail della propria posta, da cui sarà possibile leggere e scrivere le mail.

Per gli accessi, chiedere al vostro responsabile oppure cercate su duckduckgo tramite il nome del fornitore, stando però attenti che si tratti di un sito attendibile.

Se accedere via webmail è al soluzione più semplice, può però capitare che il servizio fornito tramite browser risulti molto limitato e, certe volte, difficile da utilizzare.

In questi casi è possibile installare un programma di posta sul proprio computer per consultare la posta tramite IMAP.

IMAP è un protocollo di comunicazione utilizzato da decenni, ma spesso ancora poco conosciuto, rispetto a più usato POP3.

Praticamente tutti i fornitori di posta permettono l’accesso tramite IMAP.

Quale è la differenza e perché è da preferire rispetto al POP3?

La connessione tramite IMAP permette un accesso diretto alla casella di posta, quando si lavora da casa o da più postazione è sicuramente comodo avere sincronizzati i messaggi su tutte le postazioni.
Per esempio, quando si utilizza POP3 su più postazione, inviando una mail, mi troverò la mail appena scritta solo sul dispositivo/computer su cui l’ho effettivamente scritta, mentre con IMAP, la ritroverò su tutti i dispositivi/computer che utilizzato IMAP, e anche sulla webmail.
Oltre a trovare tutte le mail scritte, avrò anche sincronizzato lo stato dei messaggi letti, eventuali tag assegnati ai messaggi (se importante, se di lavoro, ecc…) e le cartelle che creo per archiviare i messaggi.

Per la configurazione su IMAP, ogni fornitore di posta, ha sempre una guida sul proprio sito che una guida dettagliata sulle procedure da seguire in base al computer e al programma utilizzato.

Quali programmi possiamo utilizzare per leggere la posta?

Che tu usi Windows oppure Mac, il programma che consiglio è Thunderbird, un progetto gratuito che ha tutte le funzioni necessarie a un utilizzo sia personale che lavorativo, oltre alla parte mail, include un calendario con notifiche e una todo list.

Una cosa molto interessante di Thunderbird è la possibilità di gestire in autonomia gli allegati grandi, tramite l’integrazione con wetransfer.
Poi, se vuoi curiosare, ci sono a disposizione tutta una serie di addon per integrazione con altri servizi, come google calendar, LDAP, ecc…

Nel caso tu stia utilizzando un account Microsoft (live, hotmail, outlook), hai già a disposizione un ottimo outlook via web, ma in più potrai scaricare per cellulare la sua app dedicata.

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