Uno degli aspetti fondamentali nel lavoro di tutti i giorni riguarda la possibilità di accedere e condividere i file tra colleghi.

La scelta più semplice, quando si tratta di file piccoli, è quella di inviare via mail. Questa soluzione se sembra la più pratica porta con se spesso delle problematiche.

La prima, che mai andrebbe sottovalutata, riguarda la sicurezza. L’invio di file tramite email, se non criptati, non porta nessuna garanzia che qualcuno possa intercettarli.
L’uso della mail può portate anche degli errori, inserire nei mittenti un indirizzo sbagliato, a chi non è mai capitato? E esporre certe informazioni a persone su cui non abbiamo un controllo di quello che ne potrebbero fare, oltre a dare un’immagine poco professionale e attenta della nostra società per cui si lavora.

Inoltre se i file vengono aggiornati spesso, può capire che qualche collega non riceva o non si accorga di una nuova versione e continui a leggere un file di una versione precedente.

Poi, sempre il solito problema delle mail, gli invii potrebbero venir bloccati dai sistemi antispam, rendendo molto difficile e snervante far arrivare a destinazione il proprio lavoro.

Quale soluzione per condividere i file di lavoro con i colleghi?

Si possono utilizzare i sistemi cloud, in modo da avere a disposizione i propri file in remoto e con un buon livello di sicurezza, se le necessità di spazio non sono esagerate queste soluzioni sono anche gratuite, comodo se siete piccolissime realtà con poco budget.

E’ probabile che abbiamo già usato una o più soluzioni cloud anche a casa, sono semplici da usare, come si gestiscono i file su computer, ma con il vantaggio che vengono salvati anche online.

Le soluzioni più comuni sono Dropbox e Onedrive. Esiste anche Gdrive di Google, ma vi consiglio di valutare bene le considerazioni sulla loro politica privacy dei dati, come già avevo scritto sull’uso del loro sistema mail.

Dropbox mette a disposizione subito gratuitamente 2GB di spazio, mentre altri piani con più spazio hanno costi mensili molto abbordabili, qui il dettaglio.
L’uso dei file può avvenire tramite browser, tramite un’applicazione da installare su pc/mac e tramite smartphone.

Utilizzando l’app su pc/mac, verrà creata una cartella apposita dove saranno memorizzati i file presenti in cloud, sarà possibile accedere e modificare i file allo stesso modo e con le stesse applicazioni dei normali file locali.
Ogni modifica fatta ai file, verrà riportata anche in cloud, in modo che anche i tuoi colleghi possano vederla.

E’ possibile condividere i file tramite un link, che permette l’accesso al file in sola lettura oppure anche di modificarlo.
Oppure, ed è la soluzione consigliata, ogni collega deve effettuare la registrazione su dropbox per avere un proprio account.
In questo modo potrai condividere con loro cartelle e file e avere un log delle loro attività.

Quando un file viene caricato o modificato, tutte le persone che hanno l’accesso riceveranno una notifica, rendendo così più semplice tenere aggiornato il team di lavoro.

Vantaggi:
– tutti accedono sempre solo ai file aggiornati
– puoi impostare dei limiti all’accesso dei file per decidere quali dei tuoi colleghi possa vedere alcuni cartelle e chi di loro possa anche modificarle
– sarà possibile condividere i file tramite mail, copiando il link che porta al cloud, superando così il limite di dimensioni per gli allegati
– presente un breve ma comodo sistema di log per capire chi ha modificato un file
– attivo un sistema (base) di versioning per recuperare una versione precedente del file oppure per recuperare un file cancellato

Un’altra soluzione di cloud, viene offerta da OneDrive di Microsoft. Si tratta di una soluzione integrata con altri strumenti, mail e office, che permettono di lavorare direttamente da browser, praticamente senza alcun bisogno di installare software su computer.

Come per DropBox, anche OneDrive si può utilizzare anche tramite un app per pc/mac e su smartphone.

Le funzionalità sono pressoché simili. Chi ha un abbonamento Office365/Microsoft365 ha già a disposizione il proprio spazio OneDrive.

Come soluzione integrata cloud, con OneDrive è possibile anche utilizzare la suite office via web, in modo da poter creare e modifiche documenti word e fogli Excel senza aver installato Office sul computer. Anche se web, le funzionalità dei programmi sono molto avanzante e perfette in un utilizzo tipico da ufficio.

La registrazione gratuita mette a disposizione 5gb di spazio cloud, anche in questo caso sarà possibile condividere le cartelle e file con i propri colleghi.

Vantaggi:
– tutti quelli già elencati per DropBox
– suite integrata office
– 5gb di spazio gratis

Una nota sull’utilizzo del cloud, tenete sempre presente che state affidando a un fornitore terzo i vostri file di lavoro. Prima di sottoscrivere un servizio, leggete sempre bene le loro clausole e i loro termini. Qualsiasi servizio informatico, per quanto aggiornato e sicuro non può essere esente da attacchi.

Nel caso abbiamo bisogno di una maggior sicurezza, quando serve, criptate i file tramite password.
Uno dei modi più semplici è quello di archiviare con password, su Win10 consiglio di utilizzare 7Zip.
L’unica cosa a cui fare attenzione è quella che tutti i colleghi abbiamo il programma per aprire l’archivio e di non far transitare in chiaro la password, vanificando tutti i vostri sforzi per mantenere un elevato standard di sicurezza.
Sarà poi più scomodo perché a ogni aggiornamento dovrete cancellare l’archivio e creare uno nuovo, ma se dovete essere certi che solo alcuni possano accedere a quei file, è un’attenzione che vale la pena fare.

Va detto che ci sono molti altri servizi cloud, alcuni hanno funzionalità simili ai servizi che abbiamo visto e altri con proprie specificità, per la scelta valutate bene lo spazio messo a disposizione, gli strumenti per l’utilizzo dei file, se è presente un versioning per il recupero delle versioni precedenti e dei file cancellati (quando si lavora in team, succede sempre qualche piccolo errore), e le loro politiche sulla sicurezza.

Ma se i file sono sul server in ufficio o sul mio computer, cosa posso fare?

Lo vediamo nel prossimo articolo per descrivere le soluzioni per l’accesso in remoto dei file.

Credits: la maggior parte delle immagini utilizzate in questo post, sono state scaricate da Freepik https://stories.freepik.com/